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7 résolutions pour un suivi des questions plus intelligent en 2021

13 janv. 2021 6 min. de lecture

Bonne année! 🎉 Maintenant que 2020 est derrière nous, nous avons tous besoin d'un nouveau départ.

Pendant que vous fixez les résolutions de la nouvelle année, voici 7 résolutions de suivi des questions que vous devriez vraiment penser à mettre en œuvre si vous voulez avoir plus de temps libre (et moins de stress!) en 2021. Consultez notre bref résumé vidéo ci-dessous 👇 et bonne lecture! 

1. Commencez à l’avance - n'attendez pas d'être dans la construction

Cela va de soi, mais on va quand même le dire. Il est essentiel de détecter et de résoudre les problèmes avant la construction afin de gagner du temps et de l'argent une fois sur le terrain. Faites participer les gens à la coordination le plus tôt possible. Par exemple, faites appel à l'entrepreneur pendant la phase de conception pour un processus "d’assistance à la conception", ou assurez-vous d'impliquer des sous-traitants spécialisés dès le début de la pré-construction pour être sûr qu'il n'y aura pas de surprises lorsque le matériel sera livré sur le site.

2. Géoréférencez correctement vos maquettes

Celle-là vous fera certainement trébucher si vous ne le faites pas correctement dès le départ. Assurez-vous d’utiliser le même système de coordonnées dans tous les logiciels, par exemple si vous vous référez à la position géographique réelle sur la carte plutôt que seulement 0-0. Il est indispensable de configurer correctement les coordonnées partagées de Revit si vous souhaitez partager des questions sur plusieurs plateformes à l'aide de BIM Track et localiser les questions dans la maquette en un clic.

Un récent tweet viral : "Les BIM managers expliquent comment configurer un système de coordonnées partagées"

3. Définissez un flux de travail de suivi des questions approprié

Qui crée les questions, qui les examine et qui est responsable de la validation finale avant leur fermeture? Pensez-y et documentez clairement votre processus afin qu'il soit parfaitement clair et que chacun connaisse son rôle dans le processus.


Fig. 1.0: Flux de travail pour le suivi des questions pendant la phase de conception, de la détection à la résolution.

Mettez ces compétences de conception à profit et assurez-vous d’avoir documenté votre flux de travail de suivi des questions bien structuré et cohérent que toute votre équipe pourra suivre. De la détection des conflits et la résolution des questions, aux réunions de coordination et l'attribution, la validation et la fermeture des questions. Pour des conseils plus approfondis, consultez notre article de blogue sur comment optimiser votre flux de travail de coordination BIM.

4. Suivez plus que des conflits

Nous avons déjà fait remarquer que le suivi des questions ne se limite pas aux conflits.

Pour vraiment centraliser vos efforts de coordination, vous devriez utiliser votre plateforme ou méthode de suivi des questions pour inclure toute la gamme des problèmes de coordination de la conception, et pas seulement les conflits. Par exemple, vous pouvez avoir une question ou un commentaire qui doit être validé. Vous pourriez vouloir assigner une tâche à quelqu'un. Vous pourriez vouloir partager une photo ou une capture d'écran. Traditionnellement, ce genre de questions n'a pas de processus pour les aborder et les résoudre. C'est pourquoi nous avons conçu BIM Track avec une série de fonctionnalités qui permettent de suivre les questions, et pas seulement de détecter et de résoudre les conflits : joindre des documents, commenter les questions, notifier les personnes facilement et faire le travail!


Fig. 2.0: Suivez plus que des conflits grâce aux fonctionnalités de suivi des questions de BIM Track.

“La coordination via BIM Track ne se cantonne pas au BIM ... Notre utilisation va plus loin car beaucoup d’acteurs sur BIMTrack l’utilise aussi pour satisfaire des besoins “non BIM” (administratif, gestion de contrat, etc). BIMTrack nous permet de structurer, capitaliser, “historiser”, tracer la vie d’un projet afin d’éviter les “dis-ruptures” (pertes en ligne) lors des transitions des grandes phases d’un projet ... Le temps c’est de l’argent, BIMTrack nous évite de perdre du temps, CQFD.” - Damien HaultcoeurBIM manager chez Bouygues Bâtiment Centre Sud-Ouest

5. Adopter l’automatisation 🚀

L'automatisation ne va pas vous voler votre emploi, elle va le rendre meilleur! Vous pouvez gagner du temps à effectuer des tâches manuelles répétitives et l’utiliser de manière plus efficace, comme par exemple pour créer ce design primé. Le peu de temps qu'il faut pour mettre en place l'automatisation au départ est plus que rentable à long terme. L'un de nos favoris chez BIM Track est la fonctionnalité "Voir dans le modèle" - ce bouton vous amène directement à l'emplacement de la questions dans nos add-ins avec Revit, Navisworks, Tekla, AutoCAD et Archicad pour une résolution rapide comme l'éclair. Nos clients chez Austin Commercial estiment que cela permet à leur équipe de gagner 2 à 5 minutes par question!


Fig. 3.0: Des fonctionnalités d'automatisation telles que "Voir dans le modèle" vous feront gagner un temps précieux dans le processus de suivi des questions.

Si vous gérez la détection des conflits, vous devriez également utiliser un regroupement de conflits, qui vous aide à organiser et à trier de longues listes de conflits afin qu'ils soient plus faciles à examiner et à résoudre.


Fig. 4.0: Faites le tri dans de longues listes de conflits à l'aide d'un regroupement de conflits.

6. Optimisez vos réunions de coordination

Les réunions de coordination, qu'elles aient lieu en personne ou en ligne, sont un élément essentiel de tout flux de travail hebdomadaire de suivi des questions. Assurez-vous d'obtenir l'adhésion des principaux acteurs, de terminer les réunions à temps et de traiter les questions les plus importantes en consultant notre méga liste de 50 conseils pour améliorer les réunions de coordination.

Pendant que vous y êtes, essayez les rapports automatisés des questions de BIM Track pour accélérer la préparation des réunions de coordination. Configurez vos filtres rapides une fois, puis faites envoyer automatiquement les rapports de questions aux membres de votre équipe avant les réunions. C'est trop facile!

Fig. 5.0: Créez et envoyez automatiquement des rapports de questions pour faciliter la préparation des réunions de coordination.

7. Notre défi pour vous: Dites adieu aux courriels en 2021! 👋

Avec toute la transformation numérique de l'année dernière, nous pouvons certainement faire mieux que les courriels. Qui a le temps de parcourir des fils de discussion interminables pour localiser un problème qui a été attribué la semaine dernière?!

Selon une étude de l'Université de Californie-Irvine citée dans Harvard Business Review, le fait de changer constamment de tâche pour vérifier ses courriels peut être une énorme perte de productivité, car il faut plus de 20 minutes pour retrouver son élan après une interruption.

Dites plutôt "bonjour" à la communication en contexte. 👋 Avec BIM Track, vous pouvez commenter les questions, assigner des questions à résoudre avec une date d'échéance et ajouter des pièces jointes directement dans le fil de discussion de la question.

Fig 6.0: Au lieu d'envoyer des courriels, partagez vos commentaires, images, fichiers PDF et autres directement dans votre logiciel de tous les jours grâce à BIM Track.

Pourquoi attendre? Essayez-le gratuitement et voyez comment BIM Track pourrait simplifier votre processus de suivi des questions en 2021! 🎉

Louisa Fletcher

Content And Community Specialist