Arrêtez-moi si vous avez déjà entendu cette histoire.
En tant que responsable du BIM, votre emploi du temps est déjà bien chargé. Or, une notification apparaît sur votre ordinateur : c’est un message de votre maître d’œuvre à propos du travail sur le chantier. Lorsque vous ouvrez le courriel, voici ce qui est écrit très exactement :
« Allô,
J’ai réparé le mur (4 heures)
83,50 $/heure
Total : 334 $
Envoyé depuis mon iPhone »
« Réparé le mur »… Réparé le mur?!
Quel mur? Où ça? Qu’est qui n’allait pas avec ce mur pour qu’il faille le réparer?
On dirait une énigme! Une quête, même!
Quelle joie!
Ainsi commence une délicate chasse au trésor à travers les courriels, les chaînes de textos, et les profondeurs de la mémoire humaine défaillante, à mesure que vous vous remémorez les conversations téléphoniques et les réunions. Tout ça pour trouver quel « mur » exactement devait être « réparé » (on parle de réparation? De reconstruction?! Qui sait!) afin de pouvoir mettre à jour le BIM correctement!
Désolé, vous ne trouvez pas ça trippant en tant que responsable du BIM?
Coup d’œil de l’autre côté du miroir
Bien sûr, il est facile de sourire lorsque l’on reçoit des mises à jour vagues du terrain, mais tâchons d’être juste avec les travailleur·se·s sur le chantier : ce sont des professionnel·les qui font un excellent travail… mais ils/elles ne sont pas payé·e·s à faire des rimes!
Cela ne change toutefois pas le fait qu’un mardi, à 16 h 37, vous devez essayer de retrouver une tâche parmi des dizaines et la mettre à jour tout en disposant de très peu d’informations.
Du côté du récipiendaire, il arrive parfois que le responsable de la BIM ait si envie d’être précis·e qu’il en résulte des instructions si détaillées, si complexes et si exhaustives qu’elles commencent à ressembler à un essai sur le sens de la vie… Évidemment, ça n’aide pas non plus, car les métiers doivent consacrer leur temps à des choses bien plus urgentes que d’analyser une tonne de notes ou de passer des heures à tergiverser au téléphone à propos de tel ou tel sujet.
Les meilleures pratiques courantes pour la coordination sur le terrain
La plupart du temps, les responsables de la BIM/VDC auront les plans au bureau, et répartiront les tâches aux différentes spécialités en fonction des besoins. Voici quelques-unes des meilleures pratiques pour coordonner le travail sur le terrain :
- Organiser des réunions quotidiennes pour revenir sur ce qui a été fait et sur ce qu’il faut faire ensuite
- Utiliser une adresse courriel spécifique au projet, où il est possible d’entreposer tous les dossiers et informations
- Utiliser des codes spécifiques au projet pour faciliter le classement
- Utiliser un tableur avec une douzaine d’onglets pour chaque phase et sous-phase du projet
Chacune de ces pratiques fonctionne dans une certaine mesure, mais elles ont aussi quelques inconvénients :
Réunions quotidiennes
Elles sont toujours chronophages et souvent fastidieuses. Si seulement il y existait un moyen pour que tout le monde sache ce qu’il faut faire sans avoir à rester assis·e pendant des heures facturables au lieu de rayer des tâches de sa liste.
Courriels spécifiques du projet
On pourrait penser que les adresses courriel spécifiques au projet sont une bonne idée, mais elles peuvent aussi parfois servir de dépôt d’informations quelconques, et exister pour des raisons légales… sans que personne ne les gère réellement. Les véritables nouvelles sont envoyées aux adresses courriel personnelles, ce qui aboutit presque toujours à une pagaille déroutante et considérable.
Tableurs
En parlant de bazar encombré et perturbant, les tableurs peuvent parfois être très problématiques, surtout à mesure qu’un projet se développe. Bien que les tableurs soient d’excellents outils pour faire des calculs complexes, certain·e·s responsables du BIM les utilisent également comme fourre-tout pour leurs projets en se servant des onglets et des différentes couleurs pour diviser les informations si besoin.
Codes spécifiques du projet
Là, on touche enfin à quelque chose!
Les codes de projet sont une excellente solution pour beaucoup, beaucoup de problèmes de coordination : tant que vous utilisez des codes quelque part dans le corps d’un courriel ou d’un document, tout peut être trouvé en cherchant ce code.
Certaines plateformes comme Newforma sont également spécialisées dans ce type de gestion de projet, et sont très efficaces pour vous aider à trouver tous les documents pertinents, peu importe où ils se trouvent (sur votre ordinateur, sur le nuage, etc.).
C’est idéal pour le bureau, mais qu’en est-il sur le terrain?
Analogique et numérique : comment les informations sont gérées sur le terrain
Des superviseur·euse·s aux ouvriers·ères, tout le personnel sur le chantier possède ses propres pratiques exemplaires pour tenir le bureau au courant.
Rien ne vaut un bon vieux stylo et du papier!
Ah, l’analogique… est-ce que ce ne serait pas un peu dépassé?
Eh bien non, apparemment. Puisque les téléphones stockent des photos, des notes et des courriels dans différentes applications, il est peu pratique pour un superviseur de chantier ou un ouvrier d’utiliser son téléphone alors qu’un papier et un stylo vont bien plus vite. Mais il y a trois problèmes :
1. Vous devez être capable de lire votre propre écriture :
2. Si vous donnez la note à quelqu’un d’autre, IL/ELLE doit être capable de lire votre écriture :
3. Vous pourriez perdre, jeter ou mal classer ces notes une fois que vous vous en êtes servi.
L’ère des cellulaires
Tout le monde tient à son cellulaire, tout le monde sait comment utiliser les textos et les courriels, alors il devrait être facile de recevoir des nouvelles du terrain! Cependant, la facilité d’utilisation d’un cellulaire dépend grandement des applications utilisées.
Les courriels, les notes, les photos et les messages texte sont tous entreposés dans différentes applications; alors lorsqu’un des métiers prend une photo sur le chantier, la retrouver peut prendre du temps pour tenir correctement à jour le bureau.
De meilleures solutions
Une bonne coordination de la BIM s’appuie sur une gestion de l’information entre chaque partie prenante. Que se passerait-il s’il existait un moyen de combiner les informations du BIM au bureau avec les tâches sur le terrain, pour que les équipes sur le chantier puissent finir leurs tâches et immédiatement informer l’équipe du projet de leur réalisation.
Un tel système exigerait quelques fonctionnalités clés :
- La possibilité pour les équipes sur le site de voir les tâches et problèmes exacts, pour que la nature du travail nécessaire soit claire
- La possibilité de retrouver toutes les conversations et les questions à propos d’une tâche liées à un travail particulier
- La possibilité pour les équipes sur site de créer des questions dans le projet, pour que les problèmes soient signalés à mesure qu’ils sont découverts
Solutions futures
Il semble évident que la meilleure façon de s’assurer que le site et le bureau soient parfaitement synchronisés est que tout le monde utilise la même plateforme; sur laquelle les tâches et problèmes sont immédiatement liés à des projets particuliers; où les photos, les fichiers PDF et les notes manuscrites sont reliés aux problèmes; où les ambiguïtés liées à des canaux de communication différents sont des vestiges du passé.
Heureusement, cette solution arrive! Restez avec nous, car en mai 2022, BIM Track dévoilera un nouveau produit pour gérer la coordination sur le terrain comme jamais vu auparavant!