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15 mai 2018

Comment exécuter une réunion coordination BIM réussie, à-la-BIM Track

Quelle est votre histoire favorite de #mauvaiserencontredecoordination ? Nous savons tous ce qui fait de mauvaises réunions, mais qu'est-ce qui en fait une efficace?

Nous allons vous donner les méthodes éprouvées de BIM One pour organiser des réunions de coordination BIM productives avec BIM Track. Nous allons même vous donner quelques conseils qui sont, nous l'avouons, pas très jolis, mais qui rendront vos réunions parfaitement simples.

Vous allez passer du temps de qualité chaque semaine avec les mêmes 10 personnes qui participent à votre première réunion de coordination. Mettez en œuvre ces conseils dès le premier jour et vous verrez le processus développer une vie productive au fil du temps.

Avant la rencontre

Don't fail your meeting

Il y a beaucoup de choses à mettre en place pour votre première réunion, mais pour la plupart, vous ne le ferez qu'une seul fois.

1. Plan d'exécution BIM :

Assurez-vous que vous avez établi un plan d'exécution BIM qui couvre:

  • Les zones de coordination ou les phases et les délais associés. À partir de là, un calendrier des réunions de coordination, basé sur les dates de livraison, peut être établi.
  • Unités, formats de fichiers, comment et quand les fichiers seront partagés, comment établir des systèmes de coordonnées communs, des conventions de dénomination, etc.

2. Le modèle :

  • Obtenez autant de modèles que possible dans BIM Track pour donner le plus de contexte possible pour des discussions éclairées. (incluant : bâtiments existants, topographie, etc).
  • Configurez les vues par étage. C'est un aspect très important, en particulier pour les membres de l'équipe qui ne sont pas aussi à l'aise de travailler en 3D. Il est plus facile de comprendre le contexte lorsque les vues sont séparées par des étages.
  • Ajoutez le numéro de pièce en tant que paramètre de porte dans la plate-forme de création. En cliquant sur la porte, vous connaissez instantanément le numéro de la salle dans BIM Track viewer. Cela évite d'avoir à plusieurs reprises activer et désactiver la vue de la pièce pour voir vos éléments.

3. Votre installation sur place :

  • Arrivez tôt et installez-vous. Obtenez tous les modèles mis en place une fois pour la mise en cache afin qu'ils soient par la suite plus rapide. Une vue enregistrée peut vous aider à tout activer rapidement.
  • Ordinateur: testez les écrans / moniteurs, que vous diffusiez ou que vous utilisiez des câbles HDMI / VGA démodés.
  • Internet : assurez-vous qu'il fonctionne à une vitesse raisonnable, et si vous utilisez le wifi, assurez-vous qu'il est stable.

4. BIM Track :

  • Assurez-vous que vous (le responsable de la réunion) avez les droits de connexion et d'utilisateur appropriés dans votre projet BIM Track pour montrer toutes les questions que vous devez couvrir.
  • Vous allez vouloir ouvrir BIM Track dans 3 ou 4 onglets. C'est vrai. C'est la partie laide, mais efficace, dont nous vous avions prévenus.

Optimal tab set-up
Image 1.0 Organisation optimale des onglets pour l'exécution de votre réunion de coordination BIM avec le visualiseur Web de BIM Track.

Avant la réunion, vous allez ouvrir l'ensemble du modèle fédéré dans la visionneuse Web de l'onglet 1. L'objectif principal de cet onglet est de voir le contexte du problème et d'éviter de recharger la page. Nous naviguons par points de vue. L'onglet 2 est votre liste de questions, filtrées par étage et tous les autres paramètres dont vous avez besoin ex: questions critiques. L'onglet 2 agit comme votre agenda de réunion. À partir de l'onglet 2, vous allez ouvrir chaque question à discuter individuellement dans le nouvel onglet 3. Pour ouvrir une question dans un nouvel onglet, sélectionnez la roue de paramètres d'une question, appuyez sur CTRL, puis sur Ouvrir. Une fois que vous avez discuté de la question et activé les détails de suivi (date limite, personne assignée à etc.) dans cet onglet, vous le fermez et retournez à l'onglet 2. Si vous voulez voir le contexte de la question dans le modèle, hop retour à l'onglet 1.

Occasionnellement, vous pouvez utiliser un 4ème onglet pour conserver un point de vue particulier ex: étage par étage, avec le même filtre "agenda". Vous pouvez là-bas, apposer un point de vue de question. Toutefois, sachez que vous devrez recharger toutes les questions créées lors de cette réunion dans d'autres onglets.

Alors pourquoi 3 ou 4 onglets? Bien sûr, nous pourrions tout faire sur un seul. Cependant, dans le cadre d'une réunion de coordination, les débutants peuvent être un peu perdus en navigant dans BIM Track. Garder les onglets avec des fonctions séparées aide vraiment les gens à comprendre le processus et à garder l'attention de ceux qui ne sont pas habitués à regarder les questions en profondeur. Il est également facile de basculer d'avant en arrière, donc c'est moins pour la personne qui dirige la réunion de coordination à réfléchir.

5. L'agenda:

Votre agenda de réunion de coordination BIM sera éventuellement composé de questions qui sont dans un certain statut, ont passé leurs dates d'échéance ou prennent trop de temps à se fermer. La meilleure pratique consiste à partager l'ordre du jour de ce qui sera discuté la veille. Vous pouvez même trouver que ce petit coup de pouce aura pour effet de résoudre certaines questions avant la réunion, ce qui la rendra encore plus fluide.

La première rencontre

La première réunion de coordination de conception consiste à travailler sur le plan, les grandes idées et à s'habituer à travailler en équipe. Souvent, à ce stade, il s'agit plus de ce qui manque dans la conception, par exemple, une stratégie pour accommoder MEP (ex.: quelle devrait être la distance idéale du sol au plafond). Naturellement, il n'y aura pas beaucoup de conflits traditionnels car c'est trop tôt dans le processus.

Rappelez-vous, cependant, l'objectif des réunions de coordination, à-la-BIM Track, consiste essentiellement à débloquer l'équipe afin qu'ils soient libres de travailler pour la semaine suivante. Certaines questions nécessiteront un peu de discussion, mais l'objectif principal est d'assigner une personne pour le résoudre.

Pour toute nouvelle question découverte lors de la réunion de coordination, nous considérons qu'il est préférable d'utiliser le champ du groupe de questions pour noter la date de la réunion. Cela vous permet de générer rapidement des rapports spécifiques aux réunions.

C'est aussi le moment idéal pour habituer l'équipe à travailler sur BIM Track. Tout le monde à la table s'habitue à consulter les modèles là-bas, à les utiliser et à les regarder. Toute l'équipe s'habitue à manipuler les modèles d'abord en regardant, ensuite en faisant. BIM Track n'est pas seulement pour les conflits, vous pouvez noter les éléments manquants dans la conception, les commentaires, les questions et autres problèmes soulevés lors de la phase de conception.

L'importance de former l'équipe, comme une équipe, ne peut jamais être suffisamment soulignée. Obtenir une bonne dynamique est important pour une collaboration forte. Même si vous dirigez le spectacle, assurez-vous de donner aux autres membres de l'équipe la chance de participer.

La rencontre suivante

Du point de vue du modèle, il peut être utile de colorier les modèles en fonction des progrès réalisés avant la réunion. Par exemple, sur nos projets, nous faisons souvent les nouveaux modèles (depuis la dernière réunion) verts sans transparence et transformons les modèles de la semaine précédente en rouge avec une transparence de 254. Nous montrons les deux versions du modèle en même temps. Cela nous permet de voir facilement ce qui se passe dans une zone. Si c'est juste vert, c'est tout neuf ou a été déplacé. S'il est rouge, il y avait un objet, mais il a été supprimé ou déplacé. S'il est jaune (chevauchement rouge et vert), il n'a pas bougé car les éléments des deux modèles se chevauchent.

Exemple de codage couleur dans la visionneuse Web de BIM Track basé sur une réunion de coordination BIM.
Image 2.0 Exemple de codage couleur dans la visionneuse Web de BIM Track basé sur une réunion de coordination BIM.

Comme tout le monde devient plus à l'aise avec BIM Track, vous pouvez dévier du mode de présentateur solo et voir avec personne leurs questions, travaillant en direct dans la réunion avec leurs tablettes / téléphones / ordinateurs. La personne affectée à une question peut également ajouter les commentaires en eux-mêmes, ce qui rend la réunion encore plus fluide et des notes plus complètes par la suite. Bientôt vos réunions de coordination BIM seront une machine bien huilée qui fonctionne pratiquement toute seule!

Maxime Sanschagrin

Spécialiste senior BIM/VDC

Comment optimiser votre flux de travail de coordination BIM

On nous demande souvent quel est le meilleur moyen d'intégrer BIM Track dans votre flux de travail. Bonne question! Bien qu'il y ait de nombreuses façons de le faire, voici notre guide des meilleures pratiques pour optimiser votre flux de travail de coordination BIM. Point final.