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17 mai 2019

Définir vos règles de communication BIM Track

Un merci spécial à Franck Murat, directeur technique BIM / VDC de notre société mère de spécialistes BIM, BIM One, pour son expertise.

Une technologie telle que BIM Track débloque la communication, mais cela ne dissout pas les rôles et responsabilités traditionnels. Vos équipes ont besoin de règles de communication sur lesquelles elles peuvent compter lors de leurs tâches de coordination quotidiennes.

Si vous êtes un gestionnaire sur le point de configurer votre premier projet BIM Track, nous allons vous montrer deux types de flux de travail de communication. Ils sont testés et exercés dans le monde réel (pas seulement le Nirvana de développement) par notre société mère de spécialistes BIM, BIM One, qui les utilise pour ses projets.

Pour un résumé rapide des deux flux de travail, consultez notre vidéo explicatif :

Flux de travail A - Le goulot d’étranglement

Maintenant, attendez; pourquoi un article parle-t-il d'améliorer ma collaboration me disant de créer un goulot d'étranglement?! Avant d’expliquer pourquoi c’est une bonne chose, examinons rapidement le fonctionnement de cette méthode.

Tout d’abord, vous voudrez déterminer toutes vos équipes, généralement segmentées par discipline. Chaque équipe a un responsable de la coordination représentant, qui est son principal point de communication. Ce rôle existe déjà dans les processus de coordination traditionnels; autrement dit, c’est la personne dans la salle qui est présent dans les réunions multidisciplinaires, quel que soit leur titre. Ce responsable n’est pas la personne qui assure la coordination; ils ont une compréhension de la vision globale. Le responsable de la coordination évalue toutes les questions assignées à son équipe et est le seul à pouvoir attribuer celles-ci à une autre équipe. Les tâches sont attribuées au responsable de la coordination qui trie les questions en fonction de leur priorité, puis les attribue au membre de l'équipe le plus approprié. Une fois la question est résolue, elle sera affichée en tant que résolu par le responsable de la coordination et vérifiée par le responsable de la coordination de l’équipe initiale d'où provient la question.

Comment ça fonctionne

Le responsable de la coordination évalue toutes les questions assignées à son équipe et est le seul à pouvoir attribuer celles-ci à une autre équipe. Les tâches sont attribuées au responsable de la coordination qui trie les questions en fonction de leur priorité, puis les attribue au membre de l'équipe le plus approprié. Une fois la question est résolue, elle sera affichée en tant que résolu par le responsable de la coordination et vérifiée par le responsable de la coordination de l’équipe initiale d'où provient la question.

Voici un exemple ;

via Gfycat

Figure 1.0 Question détectée entre des équipes utilisant les règles de communication «Le goulot d’étranglement».

Alors dans l'exemple ci-dessus, un membre de l’équipe de mécanique a découvert que les tuyaux de protection incendie ne se trouvaient pas à la bonne hauteur et sont en conflits avec les ailes des poutres. Ils doivent être légèrement déplacés vers le haut pour pouvoir fonctionner avec les ouvertures dans les poutres. Le membre de l’équipe soulève la question et lui attribuera le responsable de la coordination de l’équipe mécanique. Le responsable de la coordination valide la question, puis l’assigne au responsable de la coordination de l’équipe structurelle.

Le responsable de la coordination de l’équipe structurelle évalue et assigne un membre de son équipe en fonction de ses connaissances et de ses capacités. Une fois que le membre de l'équipe a résolu la question, elle est réaffectée au responsable de la coordination, qui vérifie le correctif, la marque comme résolue et la renvoi au responsable de la coordination de l'équipe mécanique. Si la question est considérée comme vraiment résolue, ils la marqueront comme étant fermée. Les droits d'accès d’équipe et d'accès utilisateur sont utilisés tout au long du processus afin de garantir que seules les bons partis sont informés.

C'est une façon de travailler. Par contre, lorsque les équipes se familiarisent avec le processus, la personne qui résout la problématique peut simplement changer le statut de la question pour "Résolu". Elle n'a pas besoin d'assigner le coordonnateur à la question, puisque toutes les personnes concernées seront notifiées par le changement de statut. Le coordonnateur pourra alors aller vérifier que la question est bien régler s'il le souhaite.

Alors pourquoi le goulot d'étranglement fonctionne-t-il?

Pour commencer, il ressemble un peu au processus de coordination traditionnel de la meilleure façon. Les responsables de la coordination assistent à toutes les réunions de coordination régulières. Ils sont au courant de la situation dans son ensemble et peuvent établir des priorités en conséquence. Ils connaissent aussi bien leurs équipes. Leurs charges de travail. Leurs talents. En attribuant des questions aux responsables de la coordination, nous garantissons un goulot d’étranglement productif; parce que tout ce qui en sort est solide et peut être utilisé. C’est un des seuls élément d’un processus de coordination traditionnel que nous nous approprions avec joie.

Enfin, il convient également aux équipes ayant différents niveaux d’expertise en BIM - ce qui nous amène joliment à notre deuxième protocole: L’orchestre.

Flux de travail B - L’orchestre

La deuxième méthode compare les équipes de projet à un orchestre. Comme un orchestre, chaque musicien (membre de l’équipe) possède un niveau élevé d’expertise avec ses instruments (compétences et logiciels). Ils n’ont certainement pas besoin que quelqu'un leur dise comment jouer, mais vous ne pouvez pas faire de la belle musique sans chef d’orchestre! Les services de notre fidèle chef de la coordination sont toujours nécessaires, mais cette fois-ci, leur rôle est légèrement différent.

Quelles sortes d'équipes peuvent utilisés l'orchestre?

Ce cadre est le plus approprié pour les équipes ayant une expérience significative des technologies BIM et de la coordination en cours d'exécution. Les équipes multidisciplinaires utilisant ce scénario ont probablement déjà travaillé ensemble auparavant, de sorte qu'il existe déjà un niveau de confiance. Dans ce protocole, les membres de l'équipe bénéficient d'une plus grande autonomie, car nous avons davantage confiance en leurs capacités et connaissances.

Comment ça fonctionne

Les membres de l'équipe dans ce scénario peuvent assigner des tâches à n'importe qui du projet. Supposons, par exemple, qu’un architecte de l’équipe d’architectes a besoin de changer le type de peinture d’une colonne exposée. Il l'assigne directement à un membre de l'équipe de structure. Les membres de l'équipe de structure résolvent la question, marque la question comme résolue et la renvoi au membre de l'équipe d'architecture pour la vérifier et fermer la question.

Que font les responsables de la coordination pendant ce processus? Leur travail consiste à étudier la communication. Ils sont conscients de ce qui se passe et interviennent au besoin, mais ils laissent généralement les équipes communiquer de manière ouverte.

Voici notre exemple animé:

Figure 2.0 Question détectée entre des équipes utilisant les règles de communication « L’orchestre ».

Le rôle du responsable de la coordination est de surveiller activement le flux de la communication, plutôt que de jouer le rôle de goulot d’étranglement, car nous faisons confiance aux informations contenues dans les questions. Toute correction de parcours, si nécessaire, sera effectuée par le responsable de la coordination après la création d'une question et attribuée à une personne pour qu'elle soit résolue.

Comme prévu, la communication entre les équipes est plus fluide et spontanée que notre cadre précédent. Toutefois, le responsable de la coordination gardera toujours un œil sur la communication et interviendra si nécessaire.

Le choix vous appartient

Il est important de mettre en place un flux de travail de communication fiable pour BIM Track. Si vous démarrez l’installation de votre projet, il convient de l’inclure dans votre plan d’exécution BIM. Sans cela, le barrage de la communication sur vos projets peut facilement devenir chaotique, en particulier sur les projets de grandes envergures.

Avec les deux méthodes, le responsable de la coordination garde l’équipe concentrée sur une vue d’ensemble; comme ne pas se concentrer sur des détails inopportuns au tout début de la conception.

Choisissez l’une ou l’autre de ces méthodes, assurez-vous que vos équipes s’y tiennent et vous serez prêt à partir! Sinon, n'hésitez pas à les utiliser comme source d'inspiration pour votre propre flux de communication.

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Alexine Gordon-Stewart

Directrice Marketing

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